【管理者】「楽楽電子保存」自動連携の運用手順

概要

• 本機能は、「電子帳簿保存法オプション」（有料）および「楽楽電子保存」（有料版）をご契約中のお客様が、追加申込なしでご利用いただける機能です。
  
  
• パソコン版「楽楽精算」から経費申請や支払依頼を行う際、領収書／請求書だけでなく、「見積書」「注文書（発注書）」「契約書」「納品書」「検収書」「支払通知書」などの証憑ファイルを添付して申請・承認し、「楽楽電子保存」へデータ連携・保存できます。
  
  
• アップロードされたファイルはAI-OCR機能により自動読取され、伝票の「申請」ボタンをクリックした時点でデータ連携が行われます。
• 経費申請や支払依頼のヘッダ項目に、「楽楽電子保存」の項目を配置することで、対象のPDFファイルをアップロードして運用できます。
• 本記事では初期設定後の運用手順について説明します。本機能を利用するための設定手順については、「楽楽電子保存」自動連携の初期設定をご確認ください。

利用時の注意事項

• 「経費申請」および「支払依頼」の伝票のみが対象です。
  
• スマートフォンアプリおよびスマートフォンブラウザ版からは、証憑ファイルの追加、選択、編集操作はできません。添付されたファイルの閲覧のみ可能です。
  
• アップロード可能なファイル形式はPDFのみです。
  
• 1ファイルあたりのサイズ上限は20MBです。1伝票あたり最大10件、かつ1回のアップロードあたり合計100MBまで添付可能です。
  
• 本機能によりアップロードされた証憑ファイルは、他伝票に重複して紐づいていないかをチェックする「二重申請チェック」の対象外となります。
  
• 「楽楽電子保存」へのデータ連携は、伝票の「申請」ボタンをクリックした際に自動で行われ、通常数分以内に完了します。
  そのため、申請直後にファイルを編集・変更しようとした場合、タイミングによっては連携待ちのエラーとなる場合があります。その場合は時間をおいて再度操作をお試しください。
  

管理者の運用手順

「楽楽電子保存」への連携状況の確認手順

1. 「管理」タブ >「楽楽電子保存連携状況」をクリック

2. 必要に応じて検索条件を指定し、「検索」ボタンをクリック
   ※初期状態では、連携ステータスが「再送信待ち」「連携エラー」「タイムスタンプエラー」の、申請日が前月1日～当月の証憑ファイルが表示されます。
   

3. 一覧に表示された証憑ファイルの「連携ステータス」と「エラー内容」を確認

≪完了≫

連携ステータスの定義（対処の要否判定）

「再送信待ち」のファイルを再送信する

1. 「楽楽電子保存連携状況」画面の一覧にて、ステータスが「再送信待ち」となっている行にチェックを入れる

2. 画面右下の「選択したファイルを再送信」ボタンをクリック
   ※再送信が完了すると、「ファイルの送信を受け付けました。」と表示され、対象のステータスが一時的に「連携待ち」に更新されます。

≪完了≫

「連携エラー」「タイムスタンプエラー」である場合の対処方法

連携ステータスが「連携エラー」「タイムスタンプエラー」である場合、ファイルの再送信は行えません。以下の状況に応じて、ファイルの差し替えを行ってください。 

• 伝票が最終承認前の場合
  伝票を申請者へ「差戻し」するか、承認者が伝票修正画面から適切なファイルへの差し替えを行ってください。
  
  

• 伝票が最終承認済みの場合
  支払確定前で否認処理が可能な状態の場合は、該当の伝票を否認処理し、適切なファイルで再申請してください。
  ※支払確定後や仕訳出力完了後など否認処理ができない場合は、「楽楽精算」上での伝票修正や再申請は行えません。「楽楽電子保存」へ直接正しいファイルを個別アップロードしてメモなどで伝票No.を紐づけるか、または会計ソフト側で反対仕訳を起こしたうえで、再度最初から伝票申請をやり直すなどの運用をご検討ください。
  ※否認処理が可能な条件などの詳細については、否認処理をご確認ください。
  

書類区分の追加・編集・削除手順

「楽楽電子保存」へ連携する際の書類区分を、追加・編集・削除することができます。
初期状態では「見積書」「注文書（発注書）」「契約書」「納品書」「検収書」「支払通知書」が設定されており、これら以外の区分が必要な場合に追加してください。
※初期設定されている書類区分は、名称の変更および削除ができません。使用しない場合は、「有効」のプルダウンをオフ（無効）にすることで、非表示に設定できます。

追加手順

1. 「管理」タブ > 「楽楽電子保存連携の設定」をクリック
2. 「書類区分設定」の「編集」ボタンをクリック
3. 画面右下の「＋追加」ボタンをクリックし、「書類区分名」を入力
4. 「取引書類区分（受領／発行／未指定）」をプルダウンで選択し、「有効」にする
5. 必要に応じて、各行の左側にある「︙︙」をドラッグして並び順を変更する
6. 「確定」ボタンをクリック

≪完了≫

修正・削除手順

1. 「管理」タブ > 「楽楽電子保存連携の設定」をクリック
2. 「書類区分設定」の「編集」ボタンをクリック
3. 編集または削除したい書類区分名と「取引書類区分」を修正する
   ※削除する場合は、右側の「×」をクリック
4. 「確定」ボタンをクリック

≪完了≫

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