電子帳簿保存法オプション　二重申請防止機能の仕様（判定基準・タイミングなど）

概要

• 本機能はオプションのため、ご利用にはお申込が必要です。
  なお「電子帳簿保存法オプション」のご契約で本機能をご利用いただけます。
  二重申請防止機能の利用のための追加費用は不要です。
• 領収書／請求書を新規登録・編集するときや領収書／請求書を紐づけた伝票を申請するときに、過去に申請した領収書／請求書と内容が重複している恐れがある場合、「楽楽精算」内で確認画面や警告メッセージを出すことができます。
• エラーとして、領収書／請求書を登録できないようにすることはできません。

イメージ図

※領収書B・C・Dの「該当する」というフラグをクリックすると、二重申請と判定されるもとになった領収書／請求書の情報が表示されます。
本イメージでは「領収書A／伝票No.100」が該当します。

判定のタイミング

二重申請の判定を行うタイミング

• 申請者が領収書／請求書を「1件ずつアップロード」から新規登録し、「確定」ボタンをクリックするとき
• 申請者が領収書／請求書を 「一括アップロード」から新規登録し、「登録して次へ」ボタンまたは「登録して完了」ボタンをクリックするとき
• 申請者が領収書／請求書を編集し、「確定」ボタンをクリックするとき
• 申請者が領収書／請求書を新規登録・編集し、「確定」ボタンをクリックするとき
• 申請者が領収書／請求書を紐づけた精算伝票の「申請」ボタンをクリックするとき
• 承認者が領収書／請求書を修正し、「一時保存」をクリックするとき

二重申請の判定機能を有効にするためには、「管理」タブ >「システム設定」にて、「電子帳簿保存法対応」を「対応する」、かつ「二重申請の検知」を「有効にする」に設定している必要があります。

二重申請の警告メッセージが表示されるタイミング

• 申請者が領収書／請求書を「1件ずつアップロード」から新規登録し、「確定」ボタンをクリックするとき
• 申請者が領収書／請求書を 「一括アップロード」から新規登録し、「登録して次へ」ボタンまたは「登録して完了」ボタンをクリックするとき
• 申請者が領収書／請求書を編集し、「確定」ボタンをクリックするとき
• 申請者が領収書／請求書を紐づけた精算伝票の「申請」ボタンをクリックするとき
• 承認者が承認一覧画面「承認」ボタンをクリック、または承認時の伝票画面を開いたとき
• 承認者が領収書／請求書を修正し、「一時保存」をクリックするとき
• 承認者が領収書／請求書を紐づけた精算伝票を修正し、「確定」ボタンをクリックするとき

警告メッセージの表示例

※警告メッセージの詳細は後述いたします
※スマートフォンアプリでも確認画面が表示されます

判定基準

領収書／請求書を新規登録・編集するときに二重申請と判定される基準

• 「アップロード日」が「二重申請の検知」の「チェック対象期間」に含まれるとき
• 版が「最新版」
• 申請者が同一
• 取引日が同一
• 金額の単位が同一
• 合計金額が同一
• 領収書／請求書のステータスが「申請済み」

申請時に二重申請と判定される基準

• 「アップロード日」が「二重申請の検知」の「チェック対象期間」に含まれるとき
• 版が「最新版」
• 申請者が同一
• 取引日が同一
• 金額の単位が同一
• 合計金額が同一
• 領収書／請求書のステータスが「申請済み」

初期値／チェック対象期間

初期値

• 「管理」タブ >「システム設定」>「基本情報」タブ >「二重申請の検知」項目
  →「無効にする」
  
  
• 「二重申請の検知」項目を「有効にする」に変更した場合の「チェック対象期間」
  →「1ヶ月前の月初～現在」

チェック対象期間

判定例

• パターン１
  4/5　領収書Aを新規登録／編集し、伝票に紐づけて申請
  5/22　領収書Aと同じ内容の領収書Bをアップロード
  →二重申請の恐れがあると判定される
  
  ※4/1以降に新規登録／編集された領収書／請求書がチェック対象になります。
  
  
• パターン２
  3/5　領収書Aを新規登録／編集し、伝票に紐づけて申請
  5/22　領収書Aと同じ内容の領収書Bをアップロード
  →二重申請の恐れがあると判定されない

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