外貨精算時の課題として多いのが、為替レートの確認や正確さ...
弊社へも多くの企業様からご相談をお寄せいただきます。
今回は、外貨の申請・確認をラクにするA社の活用事例をご紹介します。
領収書／請求書の登録は「円」だけではありません！
簡単な設定一つで、外貨の領収書や請求書に対応できます。
「管理」タブ >「レート管理マスタ」にて、「領収書/請求書」項目の「有効」にチェックを入れるだけです。これにより、領収書／請求書アップロード時に単位を選択し、金額登録ができるようになります。
精算画面では、レートをもとに金額を円換算して申請いただけます。
詳細は、海外出張再開！～外貨の領収書の金額登録方法～をご確認ください。
※本項目は「電子帳簿保存法オプション」をご契約のお客様向けの内容です。
申請画面右上、承認印欄の下に表示することができるコメント欄を有効活用。
申請時のルールの記載に加え、外国為替レート確認用の外部サイトのリンクを記載！
為替レートを確認する際の手段を社内で統一できるため、内部統制強化にも繋がりました。
コメント欄は「項目設定」より設定ができます。
詳細は、項目設定 > 申請画面の項目設定【編集】画面をご確認ください。
※コメント欄の文字数の上限は半角400文字です。
為替レート確認用のリンクから申請者に帰着した日のレートのキャプチャを撮影してもらい、「ファイル添付オプション」を利用して該当伝票に添付！
添付されたキャプチャと為替レート確認用のリンクへの導線もスムーズなので確認工数が大幅に削減されました！
※本項目は「ファイル添付オプション」をご契約のお客様向けの内容です。
「手当マスタ」と「レート管理マスタ」の項目を利用することで、手当の支給額も自動で計算！
明細のレート欄に適切なレートを入力いただくことで、手当を自動で計算してくれますので手当の計算が省け、業務効率がアップしました。
【例】アメリカへの出張手当が60USD×帰着日のレート×出張日数の場合
手当マスタの計算式は以下のように設定
"60" * 申請データ.レート * 申請データ.出張日数
※詳細は、手当の設定手順をご確認ください。
※上記の例は手当を明細項目に配置する場合の運用です。ヘッダ項目に配置する運用でも再現できます。手当に関する設定でご不明な点などございましたら、お問い合わせ > 機能・操作の質問よりお問い合わせください。
ここまでお読みいただきありがとうございました！
本記事が「楽楽精算」活用のヒントになれば幸いです。
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