概要
- 各伝票は作成された時点からの経過年数により3つの伝票のステータスに分類され、一定期間経過した伝票の処理や検索、出力における機能制限がかかります。
- 伝票の年数によって、伝票更新の可能／不可能が変わります。
- 「古い伝票（3年以上前の伝票）」になった際に「取下げ」「差戻し」のステータスの伝票は削除されます。
イメージ図
※上記イメージは2026年時点
伝票データステータス
各伝票データは以下3つです。
伝票データ
ステータス名 |
該当伝票年 |
該当伝票年例
（2026年時点） |
機能制限 |
| 通常伝票 |
直近2年の伝票 |
2026年、2025年 |
なし |
| 更新不可伝票 |
2年前の伝票 |
2024年 |
「伝票処理」に制限があります |
| 古い伝票 |
3年前以上の伝票 |
2023年、2022年、2021年、2020年～
|
「閲覧・出力」「伝票処理」ともに制限があります |
伝票データステータス変更のタイミング
伝票データのステータスの変更のタイミングは、毎年「1月1日」です。
【例】
申請日付が【20XX年 4月15日】の伝票データのステータスは【20XX+2年 1月1日】に「更新不可伝票」になります。
【20XX+3年 1月1日】になると上記伝票は「古い伝票」となります。
ステータスの判定基準日
伝票データの「申請日」が属する「年」です。
「伝票処理」の仕様
すべての処理ができなくなる伝票
「更新不可伝票（2年前の伝票）」と「古い伝票（3年以上前の伝票）」で「申請・承認」や「経理処理」タブで未処理のままとして残っている伝票は、原則一切の処理ができなくなります。
「申請・承認」タブの仕様
該当伝票は以下の処理ができなくなります。
- 申請
- 取下げ
- 削除
- 承認
- 精算伝票への紐づけ
- 否認処理
※例えば「承認依頼中」の伝票でも「取下げ」をすることができません。
また、「古い伝票（3年以上前の伝票）」の「差戻し」「未承認」の伝票は、
「申請・承認」タブの「差戻し」「未承認」には表示されません。
「更新不可伝票（2年前の伝票）」については、以下の通りです。
- 「差戻し」伝票
「申請・承認」タブの「差戻し」に表示されます。
「催促メール送信」> 差戻し伝票 には表示されません。
- 「未承認」伝票
「申請・承認」タブの「未承認」、「催促メール送信」> 未承認伝票ともに表示されません。
※例えば「未承認」の伝票でも「申請・承認」タブの「未承認」に表示されません。」
（上記の例では3件未承認の伝票がありますが、2022年と2021年の伝票が更新不可伝票ならびに古い伝票となるため、「申請・承認」タブでの表示は1件となっています。）
「経理処理」タブの仕様
該当の伝票は以下の処理ができなくなります。
- 計上仕訳
- 支払確定（社員）
- 支払確定（支払先）
- 支払確定の取り消し
- 支払仕訳
- 振替仕訳
- 仮払金支払確定
- 仮払金支払確定の取り消し
- 仮払金仕訳（支払）
- 仮払金精算確認処理
なお、確定データの出力は仕様変更後も行うことができます。※「経理処理」タブで未処理の伝票やデータがあっても検索条件に引っかからず、表示されません。
未処理のデータで削除される伝票（一部）
「古い伝票（3年以上前の伝票）」のステータスとなる際に「取下げ」「差戻し」のステータスの伝票は削除されます。
そのため、削除される前に処理が必要な場合、処理を進めていただく必要があります。
なお、削除対象の伝票に紐づいたクレジットカード明細のステータスは、対象伝票が削除されたタイミングで「申請済み」に変更されます。
古いICカード取込履歴、クレジットカード利用明細の再利用不可
「更新不可伝票（2年前の伝票）」あるいは「古い伝票（3年以上前の伝票）」のステータスになった時点で、紐づいているICカード取込履歴あるいはクレジットカード利用明細は再利用不可となります。
そのため、再利用が必要な履歴や利用明細が紐づいている場合、お早めに精算処理を行ってください。
予算管理オプションの集計データの対象範囲
確定前の「古い伝票（3年以上前の伝票）」は予算管理の集計に含まれません。
なお、予算管理の集計の対象とならないステータス（確定前）は伝票種別ごとに異なります。
各伝票種別ごとの予算管理の集計の対象とならないステータス
- 精算伝票
最終承認完了後～支払確定前の伝票
- 事前申請伝票
最終承認完了後～精算伝票と紐づけていない伝票
- 振替伝票
最終承認完了後～振替仕訳前の伝票
確定後の「古い伝票」は集計に含まれます。
「古い伝票」で処理途中の伝票は処理を進めることができないため、集計に含める必要がある場合は、「古い伝票」のステータスとなる前に確定作業をしていただく必要があります。
「閲覧・出力」の仕様
伝票データの検索・出力・閲覧を同時に行える範囲
伝票の申請日時によって同時に閲覧できる範囲が変更になります。
- 「通常伝票（直近2年間の伝票）」と「更新不可伝票（2年前の伝票）」は同時に検索できます。
- 「古い伝票（3年以上前の伝票）」は各年ごとの確認となります。
紐づけ先の「古い伝票(3年以上前の伝票)」の伝票No.が一部非表示になります
伝票データと関連づけられるデータ（ICカード履歴、クレジットカード利用明細、領収書／請求書、AI Travel連携、Amazonビジネス連携）の一覧画面において、「古い伝票」と関連づけられている場合、「伝票No」や閲覧画面へのリンクは非表示になります。
なお、「領収書／請求書」は「古い伝票」の閲覧画面へのリンクは非表示となりますが、「伝票No.」は非表示にならず、今まで通り確認することができます。
※ICカード利用履歴を紐づけた伝票が「古い伝票」の場合、伝票No.が「－－－」と表示されます。
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