保存要件と電子帳簿保存法オプションの対応機能／役割範囲

こんな方へおすすめの記事です！

• 「楽楽精算」の「電子帳簿保存法オプション」の対応範囲が知りたい方
• スキャナ保存／電子取引のそれぞれの保存要件が「電子帳簿保存法オプション」のどの機能に対応しているのかを知りたい方
• 各保存要件の詳細を知りたい方

概要

• 令和3年度法改正後の電帳法における「楽楽精算」の対応範囲、対応機能などをご案内します。
• 電帳法スキャナ保存／電子取引の求められている保存要件ごとに対応した「電子帳簿保存法オプション」（以下、本オプション）の機能や、推奨の運用方法ならびにお客様にてご対応いただく内容についてご案内します。

電帳法における「楽楽精算」の対応範囲

本オプションは、「スキャナ保存」及び「電子取引」の対象書類における受領した「領収書／請求書」の保存を想定したシステムのため、それ以外の書類の保存を推奨しません。

なお、領収書／請求書と同じ役割をする書類に関しては、領収書／請求書と同等のものとして保存することは可能です。（ただし、書類区分の名称は「領収書」か「請求書」しかない点につきましては、ご了承ください）

※「電子帳簿保存法オプション」にて、対象書類以外の書類を運用したいなどのご相談は、弊社からご案内できかねます。

電帳法の保存要件に対する「楽楽精算」の対応機能／役割範囲

スキャナ保存
（令和6年1月1日以後の取扱いに関するもの）

「対応機能」欄について
「〇」：各要件に関する機能を「楽楽精算」で提供しています。
「－」：各要件に関する機能を「楽楽精算」で提供していません。
「※」：各要件に関わる機能を「楽楽精算」で提供していますが、お客様側での運用の取り決めや対応が必要です。運用方法はお客様ごとに異なります。

電子取引
（令和6年1月1日以後の取扱いに関するもの）

「対応機能」欄について
「〇」：各要件に関する機能を「楽楽精算」で提供しています。
「－」：各要件に関する機能を「楽楽精算」で提供していません。
「※」：各要件に関わる機能を「楽楽精算」で提供していますが、お客様側での運用の取り決めや対応が必要です。運用方法はお客様ごとに異なります。

スキャナ保存
（令和4年1月1日から令和5年12月31日までの取扱いに関するもの）

「対応機能」欄について
「〇」：各要件に関する機能を「楽楽精算」で提供しています。
「－」：各要件に関する機能を「楽楽精算」で提供していません。
「※」：各要件に関わる機能を「楽楽精算」で提供していますが、お客様側での運用の取り決めや対応が必要です。運用方法はお客様ごとに異なります。

電子取引
（令和4年1月1日から令和5年12月31日までの取扱いに関するもの）

「対応機能」欄について
「〇」：各要件に関する機能を「楽楽精算」で提供しています。
「－」：各要件に関する機能を「楽楽精算」で提供していません。
「※」：各要件に関わる機能を「楽楽精算」で提供していますが、お客様側での運用の取り決めや対応が必要です。運用方法はお客様ごとに異なります。

要件に対応した「楽楽精算」の機能や設定・運用について

要件：入力期間の制限

対象制度：スキャナ保存／電子取引

令和3年度法改正後の保存要件では以下の期間内にスキャンの上、必要事項を入力・タイムスタンプ付与し、システム上に格納する必要があります。（電子取引データはスキャンは不要）

• 書類受領後、おおむね7営業日以内（早期入力方式）
• 書類受領後、最長2か月+おおむね7営業日以内（業務サイクル方式）
  ※本オプションではアップロードする際にタイムスタンプの付与を行う、かつ必須項目の入力漏れがある場合アップロードができません。そのため、各社で定めた期間内に「楽楽精算」へアップロードできていれば、要件を守ることができます。

要件：読み取り解像度・階調

対象制度：スキャナ保存

スキャナ保存の要件で保存するデータは下記の条件を満たす必要があります。

• 解像度:200dpi以上
• カラー:RGB256階調以上

電子帳簿保存法の運用を行う場合は、お客様にて上記の保存要件に則った形で、領収書および請求書の読取を行ってください。

要件：タイムスタンプの付与

対象制度：スキャナ保存／電子取引

本オプションでは電帳法の保存要件で求められるタイムスタンプの自動付与機能があります。

＜タイムスタンプ提供事業者の名称＞
アマノ株式会社

※総務省が創設した『タイムスタンプの総務大臣による認定制度』の認定を取得しています。
※外部サイトへ遷移します

なお、スキャナ機器で電子化したPDFファイルの保存時にこの機能をご利用の際は、PDF形式が下記の条件を満たす必要があります。
詳細については、スキャンに使用する機器のメーカーにお問い合わせください。

• 国際標準規格のPDF形式であること
• PDFのバージョン番号の主バージョンが「1」であるPDF
  またはPDFのバージョンが「2.0」であるPDFであること
• 標準セキュリティのリビジョンが「2,3,4,5,6」のいずれかであること
• 標準セキュリティハンドラ以外のセキュリティが設定されていないこと

要件：解像度及び階調情報の保存／大きさ情報の保存

対象制度：スキャナ保存

スキャナ保存の要件で保存する場合、領収書／請求書を読み取った際の解像度や階調情報、大きさ情報を保存しておく必要があります。

なお、保存するPDFファイルに解像度、階調情報、大きさ情報が保持されていたとしても、「楽楽精算」上ではその内容を確認することはできません。

書類の大きさの確認方法

例として「Adobe Reader」における確認方法を記載します。ご利用の端末に応じてご対応ください。「Adobe Reader」で領収書／請求書のPDFを開いた状態で右クリックし、「文書のプロパティ」をクリックします。「概要」タブの「ページサイズ」にて確認できます。（単位はmm）なお、大きさ情報が必要なケースと不要なケースは以下です。

• 必要なケース：「受領者以外がスキャニングを行う場合」または
  「受領者本人がスキャニングする場合でA4を超えるサイズである場合」のいずれか
• 不要なケース：受領者本人がスキャニングする場合でA4以下のサイズである場合

ピクセル数の確認方法

アプリやスマートフォンのカメラで撮影した画像を受領者本人が保存する場合は、書類の画素数を確認できるよう保存しておく必要があります。
※縦のピクセル数と横のピクセル数を掛け合わせたものが画素数です。

• PDFファイルをPCの機能でコピーし、Windowsの「ペイント」などの画像ソフトに
  貼り付けることで確認できます。「ペイント」の場合はアプリケーション下部に「〇〇〇〇×〇〇〇〇px」と記載されます。ご利用の端末に応じてご対応ください。
  
  
• なお、スマートフォンで撮影可能な最大サイズであるA4の領収書を撮影する場合、解像度：200dpi以上を満たすためには、スマートフォンのカメラが長辺2338px,短辺1654px以上（約387万画素以上）で撮影ができる必要があります。

階調の確認方法

書類の階調情報を確認できるよう保存しておく必要があります。
以下例のような読み取り・確認を行ってください。

• モバイル端末で撮影する際にカラーで撮影する
• 複合機でスキャン時にカラー設定で読み取る
• 市販のソフトウェアでPDFのプロパティから階調情報を確認する

要件：バージョン管理

対象制度：スキャナ保存

本オプションはバージョン管理に対応しており、以下の条件を全て満たしています。

①スキャナで読み取った電子データは必ず初版として保存し、既に保存されているデータを
改訂したもの以外は第2版以降として保存されないこと。（※）
②更新処理ができるのは一番新しいバージョンのみとすること。
③削除は物理的に行わず、削除フラグを立てるなど形式的に行うこととし、全ての版及び
訂正した場合は訂正前の内容が確認できること。
④削除されたデータについても検索を行うことができること。
<出典：国税庁HP ＞ 電子帳簿保存法一問一答 問33>
※外部サイトへ遷移します

(※)スキャナで読み取った電子データは必ず初版として保存すること。第2版以降のバージョンが付与されるのは、既に保存されているデータを改定したもののみとすること。

要件：入力者情報などの確認

対象制度：スキャナ保存／電子取引

電帳法では運用において「入力を行う者（※）又はその者を直接監督する者に関する情報を確認することができるようにしておくこと」が必要とされています。
<出典：国税庁HP> 電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則第2条第6項第3号>
※外部サイトへ遷移します

「楽楽精算」の運用においては以下の定義となることが多いですが、お客様の運用上どのように扱うかをお決めいただく必要があります。
※電子取引の場合は、「電磁的記録を行う者」と読み替えてください。
　電子取引においても上記同様の取扱いとなります。
※電子取引の場合は入力者＝保存担当者となります。

入力者

入力者は、領収書／請求書を受領し、アップロードし、取引日、受領日、金額、取引先など、必要な情報を入力するまでを想定しています。
即ち、「楽楽精算」の申請者となることが多いです。
※代理アップロード者を設定する場合はその社員も入力者となります。

監督者

監督者は、申請者の上長にあたる社員とすることが多いです。
「楽楽精算」の承認者を上長とすることで、入力の確認をするフローを作ることができます。

要件：スキャン文書と帳簿との相互関連性の保持

対象制度：スキャナ保存

要件：見読可能性の確保

対象制度：スキャナ保存／電子取引

スキャナ保存の場合

■表示について
「楽楽精算」上で管理している領収書／請求書を以下を満たすディスプレイで速やかに表示できる必要があります。

• サイズ:14inch(35cm)以上
• カラー:RGB256階調以上
• 4ポイントの大きさの文字を認識できる。
• 分割せずにディスプレイに表示できる。
• 原稿データを拡大または縮小して表示できる。
• 想定する最大サイズの原稿で1ページ全体を画面に表示できる。

■印刷について
「楽楽精算」上で管理している領収書／請求書を以下の状態で印刷できる必要があります。

• 解像度:200dpi以上
• カラー:RGB256階調以上
• 4ポイントの大きさの文字で紙に印刷できる。
• 原稿サイズのまま分割せずに紙に印刷できる。
• 等倍のまま、200dpi+RGB256階調以上で紙に印刷できる。
• レシート大の原稿について、市販のプリンタで最小用紙サイズまで拡大して紙に印刷できる。
• 想定する最大サイズ（例：A3）の原稿を市販のプリンタを使って、ページ全体を明瞭さを保ったまま１枚の紙に印刷できる。

電子取引の場合

「楽楽精算」上で管理している領収書／請求書を以下の状態で表示・印刷できる必要があります。

• 当該電磁的記録をディスプレイの画面及び書面に、整然とした形式及び明瞭な状態で、
  速やかに出力することができるようにしておくこと。
  
  ※「整然とした形式及び明瞭な状態」の程度については、明文の規定はありません。
  一般的には、記録項目の名称とその記録内容の関連付けが明らかであるなど、書面の帳簿書類に準じた規則性をもった出力形式や、容易に識別することができる程度の文字間隔、文字ポイント及び文字濃度をもった出力状態が確保される必要があると考えられます。
  <出典：国税庁HP ＞ 令和３年７月９日付課総10－10ほか7課共同「『電子帳簿保存法取扱通達の制定について』の一部改正について」（法令解釈通達）等の趣旨説明について 4-8>
  ※外部サイトへ遷移します

要件：システム関係書類の備付け

以下の書類の備付けが必要です。

※令和3年度法改正後の保存要件での運用、かつ最長2か月＋おおむね7営業日以内（業務サイクル方式）で運用する場合は、スキャナ保存・電子取引ともに「各事務の処理に関する規程」が必須です。

■「事務の手続きを明らかにした書類」　対象制度：スキャナ保存

責任者、作業の過程、順序及び入力方法などの手続きを明確に表現したものです。
※サンプルは以下をご確認ください。
国税庁HP > 国税関係書類に係る電子計算機処理に関する事務の手続を明らかにした書類
※外部サイトへ遷移します

■「システムの操作説明書」　対象制度：スキャナ保存

具体的には、申請者・承認者用マニュアル、経理用マニュアルです。
社内展開用マニュアルをダウンロードの上、各社様用にカスタマイズをしてください。

■「各事務の処理に関する規程」対象制度：スキャナ保存／電子取引

要件：検索機能の確保

対象制度：スキャナ保存／電子取引

本オプションは検索機能に関する要件をすべて満たしています。
※検索機能は「管理」タブ＞「領収書/請求書管理」で利用ができます。詳細は領収書／請求書の管理方法をご確認ください。

検索機能について

• 取引年月日その他の日付、取引金額、取引先により検索が可能です。
• 日付又は金額を範囲指定し検索が可能です。
• 2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件での検索が可能です。
  ※税務調査などの際に税務職員によるダウンロードの求めに応じる場合は、
  範囲指定及び項目を組み合わせて検索できる機能は不要です。

参考：過去機能「原本保存判定の設定」について

2022年8月22日以降、「システム設定＞原本保存判定の設定」が「入力期間判定」機能に改修されます。当時の「原本保存判定の設定」のご案内内容を記載いたします。

「システム設定＞原本保存判定の設定」の「判定する」設定は、令和3年度税制改正前の
旧法制度で対応するお客様向けの仕様となっております。
上記踏まえ、各運用パターンでの弊社での推奨設定をご案内いたします。
※「電子帳簿保存法オプション」の機能改善は継続して行ってまいります。

令和3年度法改正後の法制度から運用する場合

「原本保存判定の設定」は「判定しない」設定を推奨します。
お客様にて、最長2か月+7営業日以内に書類をアップロードするようご注意ください。
※2022年8月22日以降は「判定する」を推奨しています。
　上記は、あくまでも以前の「原本保存判定の設定」機能の際の推奨設定となります。

■令和3年度法改正前の法制度で運用する場合

「原本保存判定の設定」は現状の「判定する」設定で運用を続けることを推奨します。

■令和3年度法改正前から法改正後の法制度に切り替えて運用する場合

以下のパターンが想定されます。
それぞれ注意点がございますのでご確認の上、お客様にて書類の運用をご検討ください。

1. 「原本保存判定の設定」を引き続き「判定する」設定で運用する場合
   原本保存のステータス「要保存／保存不要」のシステム上の判定基準は変更することが
   できないためご注意ください。
   
   
2. 「原本保存判定の設定」は「判定する」から「判定しない」設定に切り替える場合
   法改正前の法制度で運用していた書類の原本保存のステータス「要保存／保存不要」が
   非表示になるためご注意ください。

（記事ID：4051）