定期区間の設定手順

概要

• 「定期区間マスタ」にて各社員の定期区間を予め登録することで、申請時に「乗換案内」を利用した際に、定期区間の料金が自動控除されます。
• 定期区間の登録は「管理者が設定する」方法と「申請者が設定する」方法があります。
  ※「申請者が設定する」場合、申請後に管理者が「確定」するまでは交通費系の申請・精算を行うことができません。
• 登録した定期区間に有効期間を指定でき、転居などによる定期区間の変更も事前に行うことができます。

管理者が設定する方法

• 管理者が申請者の定期区間を設定することができます。
• CSVでの登録は出来ません。一件ずつ登録が必要です。

設定手順

1. 「管理」タブ >「定期区間マスタ」をクリック
   定期区間を登録したい社員の「編集」ボタンをクリック
   
   
   
2. 「区間」に定期区間を入力して「乗換案内」をクリック
   ※期間の設定をする場合は「期間」を入力。
   　終了日を設定しない場合はその定期区間で控除され続けます。
   
   
   
3. 利用する経路を選択
   「決定」ボタンをクリック
   
   
   
4. 「定期区間マスタ【編集】」の 「確定」ボタンをクリック

≪完了≫

申請者が設定する方法

• 各申請者が自身の定期区間を申請することができます。
• 定期区間の申請を管理者が「確定」することにより、定期区間の控除ができます。

設定手順

システム設定

各申請者に定期区間の申請を許可する設定を「システム設定」にて行います。

1. 「管理」タブ >「システム設定」をクリック
2. 「基本情報」タブの「定期区間」の欄にて、「個人による定期区間の申請」項目を「許可する」に設定
   
   
   

≪完了≫

申請者による定期区間の申請

申請者による定期区間の申請は「個人設定」から行います。

1. 「個人設定」>「定期区間」をクリック
   
   
   
2. 「編集」をクリックし、申請者自身の定期区間を登録して「申請」をクリック
   
   
   
3. 「申請」をクリックすると、以下のユーザーに申請通知メールが送付されます。
   ・「定期区間マスタ」の権限が付与されているユーザー
   （詳細は、権限マスタをご確認ください）
   ・「管理」タブ >「システム設定」の「管理者用E-MAIL」に登録されているメールアドレス
   ※管理者IDである「admin」のメールアドレスです。
   　（詳細は、「システム設定」の「管理者用E-MAIL」の用途を知りたいをご確認ください）
   ※「admin」のメールアドレスを申請通知メールの宛先から削除することはできません。

≪完了≫

管理者による定期区間の確定

申請者から申請された定期区間は管理者が「確定」する必要があります。

1. 「申請・承認」タブ > 「定期区間の確認」の「定期区間マスタ」をクリック
   
   ※「定期区間申請の確認」は、付与されている権限に「定期区間マスタ」が含まれているユーザーに自動的に表示されます。
   
   ■「定期区間申請の確認」を表示させたい場合の手順
   「管理」タブ > 「権限マスタ」>該当の権限を「編集」>「管理」の「会社・社員情報」の左にある「+」ボタンをクリックし、下に展開される「定期区間マスタ」にチェックを入れます。
   
   
2. 該当の社員の定期区間を確認し、一覧画面上もしくは「閲覧」「編集」をクリック
3. 定期区間を確認し、「確定」ボタンをクリック
   ※以下の画像は「閲覧」画面上で確定しています。
   

≪完了≫

■通知されるメール

▼申請通知メール（管理者宛）

• 件名：【楽楽精算】定期区間の申請通知

▼確定通知メール（申請者宛）

• 件名：【楽楽精算】定期区間の確定通知

警告文の表示

警告文の内容

警告文の内容は以下の2つです。
※どちらの場合も乗換案内を再度呼び出すことで、警告文を解消できます。

乗換案内上にて日付を変更した場合の警告文

「明細の日付と乗換案内で実行された日付が異なるため、定期区間控除の判定ができませんでした。もう一度、乗換案内を呼び出してください。」
 

乗換案内で金額確定後に明細上で日付を変更した場合の警告文

(自動保存、一時保存、差戻し、取下げ、承認途中の修正、管理者の修正、伝票コピー時も含む）
「乗換案内の使用後に、明細の日付が変更されたため、定期区間控除の判定ができませんでした。もう一度、乗換案内を呼び出してください。」

 

警告文の表示条件

警告文の表示条件は以下の4パターンがございます。

（前提）
明細日付を2022/07/11とする 。
定期はA～Dの以下のいずれか1件のみ登録しているとする 。

定期A　2022/04/01～　　　　　　　東京―新宿
定期B　～2022/08/31　　　　　　　東京―新宿
定期C　2022/04/01～2022/08/31   東京―新宿
定期D　　　　　　　　　　　　　　   東京―新宿

パターン1.　定期Aは2022/04/01より過去の明細日付に変更した時に、警告文を表示します。
パターン2.　定期Bは2022/08/31より未来の明細日付に変更した時に、警告文を表示します。
パターン3.　定期Cは2022/04/01より過去の明細日付に変更した時または、
　　　　　　2022/08/31より未来の日付に変更した時に、警告文を表示します。
パターン4.　定期Dは明細日付を変更しても、警告文は表示されません。

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