「出張申請」「経費申請」などの事前申請をしていたが、事前申請伝票の紐づけをしないまま「出張精算」「経費精算」などの精算伝票の処理を進めてしまった場合の対応方法を記載します。
精算伝票の処理がどこまで進んでいるかにより対応が異なります。
- 最終承認が完了していない場合
- 最終承認済みで、「支払確定（社員）」を行っていない場合
- 「支払確定（社員）」は実施したが、「支払仕訳」「FBデータ出力」をどちらも行っていない場合
- 「支払確定（社員）」後、「支払仕訳」「FBデータ出力」いずれかを実施済みの場合
最終承認が完了していない場合
伝票状態は「承認依頼中 X/X」と表示されます。
申請者による「取下げ」、もしくは承認者による「差戻し」をしてください。
その後、申請者が精算伝票を修正して事前申請伝票と紐づけた状態で再申請してください。
最終承認済みで、「支払確定（社員）」を行っていない場合
伝票状態は「確定待」と表示されます。
「申請・承認」タブ > 「否認処理」から、精算伝票の否認処理を実施してください。
その後、申請者が新しく精算伝票を作成し、事前申請伝票と紐づけて申請してください。
「支払確定（社員）」は実施したが、
「支払仕訳」「FBデータ出力」をどちらも行っていない場合
伝票状態は「確定済（XXXX/XX/XX 支払）」と表示されます。
「経理処理」タブ > 「支払確定の取消」から精算伝票の支払確定を取り消した後、「申請・承認」タブ > 「否認処理」から精算伝票の否認処理を実施してください。
その後、申請者が新しく精算伝票を起票し、事前申請伝票と紐づけて申請してください。
「支払確定（社員）」後、「支払仕訳」「FBデータ出力」いずれかを実施済みの場合
伝票状態は「確定済（XXXX/XX/XX 支払）」と表示されます。
「支払仕訳」「FBデータ出力」のいずれかを実施済みの精算伝票は、修正・削除・否認処理のいずれも実行できません。
紐づける精算伝票がなくなった事前申請伝票は「否認処理」を行い、対象外の伝票として処理をしてください。
事前申請伝票を否認処理したくない場合
もし、必ず精算伝票に事前申請伝票を紐づけて再申請する必要がある場合や、事前申請伝票が「仮払金あり」の場合は、申請者が新しく精算伝票を作成して事前申請伝票と紐づけて申請してください。
その場合、事前申請伝票を紐づけずに処理をした精算伝票の仕訳データ・FBデータは、楽楽精算上で修正・削除ができないため、出力後に直接データを修正・削除してください。
詳細は、支払仕訳をキャンセルできるか知りたいをご確認ください。
なお、「電子帳簿保存法オプション」で精算伝票に領収書／請求書を添付していた場合は、申請者にてもう一度領収書／請求書のアップロードから行ってください。
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