概要
人事異動時や部署・役職の新設時には、「楽楽精算」内のマスタ情報の変更作業が必要です。 本マニュアルでは、変更作業の前準備となる「過去伝票の処理」について、文章と動画でご案内します。
実際の変更作業については、人事異動 ②設定変更の手順でご案内します。
変更作業の前に本マニュアルをご確認ください。
変更作業の全体の流れ
人事異動の際に行う手順について、全体の流れは以下の通りです。
事前準備
本マニュアルでは、以下の詳細をご案内します。
- 過去伝票に発生する影響を把握する
人事異動にともなってユーザーに紐づく所属部門を変更する場合、旧部門で未精算・承認依頼中の伝票が残った状態では、該当する伝票処理に影響が生じます。
- 部門変更の方法を検討する
影響範囲やタイミングを考慮したうえで、変更方法を決定します。
- 過去伝票の処理
ユーザーに伝票の処理を依頼し、事前準備として過去伝票の処理を完了します。
変更作業
人事異動 ②設定変更の手順では、以下の詳細をご案内します。
4. 排他ロック
マスタ変更作業中にユーザーが申請を上げないようにログインの制御を行います。
変更作業が完了次第、解除します。
5. 新設される部門・役職・承認フローの新規登録
部門・役職・承認フロー（承認フローマスタ）が新設される場合は、各マスタにて新規登録を行います。
※すでに登録済の部門・役職・承認フローへの変更のみの場合は、本手順は不要です。
6. 「社員マスタ」上書き更新
「社員マスタ」で部門・役職・承認フロー（承認フローマスタ）を変更します。
※部門・役職の変更を行わず、かつ承認フローが「簡易設定」の場合は本手順は不要です。
7. 承認フロー設定の見直し
内容に応じて、承認フローの設定を変更します。
8. 排他ロックの解除
事前準備
ユーザーの所属部門・役職・承認フローを変更すると、変更前に申請された伝票の処理ができないなどの影響が発生します。
その影響範囲やタイミングを考慮したうえで、変更方法を決定する必要があります。
本マニュアルでは以下について順に記載します。
変更作業を行う前に必ずご確認ください。
1. 過去伝票に発生する影響
2. 部門変更の方法検討
3. 過去伝票の処理
1. 過去伝票に発生する影響
旧部門で、未精算の事前申請伝票
旧部門で作成した事前申請伝票は、部門変更後に新部門で作成する精算伝票に紐づけることができません。
※事前申請と精算は、同じ所属部門でのみ精算可能です。
旧部門の事前申請伝票は、部門変更前に精算まで完了させてください。
【例】旧所属：営業部 → 新所属：企画部 になったAさんの場合
×：所属部門を「営業部」で事前申請 → 所属部門を「企画部」で精算
〇：所属部門を「営業部」で事前申請 → 所属部門も「営業部」で精算
〇：所属部門を「企画部」で事前申請 → 所属部門も「企画部」で精算 |
旧部門で、承認依頼中・取り下げ・差戻しの伝票
取り下げ・差戻し・再申請・削除を行いたい場合は、部門変更前に完了させてください。
- 旧部門で「承認依頼中」の伝票が残っていた場合は、該当伝票の「取り下げ」はできません。
- 旧部門で取り下げた伝票が再申請されずに残っていた場合は、該当伝票の編集・再申請・削除はできません。
- 旧部門で「承認依頼中」の伝票が差戻しされた場合は、該当伝票の編集・再申請・削除はできません。
旧部門の承認フロー
部門・役職を変更する場合は、旧部門の承認フローの設定は解除されるため、新たに承認フローを設定する必要があります。
- 承認フロー変更前に申請した伝票が「承認依頼中」のまま残っていた場合は、該当伝票は旧承認フローのまま最終承認まで進みます。
※承認フローは「申請」をクリックされた時点の承認フローが適用されるため、途中から承認フローが変わることはありません。
- 承認フロー変更前に申請した伝票が「承認依頼中」のまま残っていた場合は、該当伝票を承認者が伝票を修正することはできません。
※承認完了後に、管理者側で修正することは可能です。
「手当マスタ」の計算式
部門や役職を条件にした手当の計算式の利用がある場合は、旧部門・旧役職で申請した伝票の「取り下げ」および「差戻し」を受けて再申請すると、変更後の内容で再計算されます。
変更前の内容で手当額を確定したい場合は、変更前に承認を完了させてください。
2. 部門変更の方法を検討
「社員マスタ」にて部門変更を行う際、方法は以下の2つあります。
過去伝票への影響をふまえて、それぞれのメリット・デメリットを記載します。
1. 一気に変更する方法
2. 二段階に分けて変更する方法（新部門・旧部門の両方に所属させる移行期間を設ける）
1. 一気に変更する方法
- メリット ：変更作業の手間が少ない
- デメリット：過去伝票の処理を完了させてから変更する必要がある
人事異動後の情報で一気にマスタを変更し、異動前の情報は残さない方法です。
移行期間を設けないため、作業の手間が少なく済みます。
しかし、旧部門の伝票処理に影響が発生するため、あらかじめすべての伝票処理を完了させておく必要があります。
2. 二段階に分けて変更する方法
- メリット：旧部門の伝票の処理が完了していなくても変更可能（後から処理ができる）
- デメリット：変更作業が2回発生するため管理者側の手間がかかる
「社員マスタ」の「所属1」に新部門、「所属2」に旧部門の情報を登録し、新旧の両部門を兼任で所属させる方法です。
旧部門にも所属しているため、旧部門での未精算伝票や承認依頼中の伝票があっても処理が可能です。移行期間を設けたい場合は、こちらの方法をご利用ください。
ただし変更作業は、移行期間の最初（兼任させる作業）と、最後（兼任を解除し新部門のみにする作業）で、2回行う必要があります。
3. 過去伝票の処理
変更方法に応じて期限を決め、ユーザーに伝票の処理（承認／差戻し／取り下げ／再申請／削除）を依頼し、以下の処理まで完了させてください。
| 伝票の種類 |
必要な処理 |
| 事前申請（仮払金なし） |
精算伝票と紐づけて最終承認まで完了 |
| 精算（仮払金なし） |
最終承認まで完了 |
| 事前申請（仮払金あり） |
精算伝票と紐づけて「仮払金精算確認処理」の最終承認まで完了
|
| 精算（仮払金あり） |
「仮払金精算確認処理」まで完了 |
処理が必要な伝票の確認方法（動画）
処理すべき伝票の確認方法は以下の通りです。
動画では「楽楽精算」の画面を動かしながら手順をご案内しています。
テキストと合わせてご確認ください。
処理が必要な伝票一覧を表示する手順
- 「閲覧」タブ > 「管理者用データ一覧（全部門）」で利用している申請種別をクリック
- 「詳細検索」を開く
- 「伝票状態」で以下にチェック
事前申請伝票：「承認依頼中」「仮払金支払待」「承認済」「差戻し」「取り下げ」の5つにチェック
精算伝票 ：「承認依頼中」「仮払金精算待」「差戻し」「取り下げ」の4つにチェック
※「仮払金精算待」は「交通費精算」と「支払依頼」の画面には表示されません。
- 「検索」をクリック
≪完了≫
次は、人事異動 ②設定変更の手順で、実際に変更作業を進めていきましょう。
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