「楽楽精算」で複雑な経費精算フローを解消！
ペーパーレス化と業務効率化を同時に実現
国際総合フレイトフォワーダーとしてグローバルに活躍する内外トランスライン株式会社では、従来の複雑な経費精算フローを刷新し、業務効率化とペーパーレス化を同時に実現するため「楽楽精算」を2024年6月に導入しました。
手入力や現金管理にかかる負担を軽減し、申請から承認までのプロセスが大幅に簡略化。
業務効率向上の成果や導入後の社員の反応、そして今後の展望についてお伺いしました！
会社名 内外トランスライン株式会社
事業内容 国際総合フレイトフォワーダー
社員数 236名
導入時期 2024年6月
URL https://www.ntl-naigai.co.jp/index.html
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複雑な経費精算フローを解消、ペーパーレス化を目指して
「楽楽精算」を導入された背景について教えてください！
「楽楽精算」導入以前は、Excelで作成した経費申請用紙を申請者が各自で印刷し、総務部がその申請用紙を見ながら会計ソフトに手入力し、最終的に経理部が承認を行うという複雑なフローでした。
加えて、精算は現金で手渡ししていたため、非常に多くの手間がかかり、総務部や経理部にとって大きな業務負担となっていました。
また、大量の紙も発生するため、保管スペースの確保や確認作業の煩雑さも課題でした。
そのため、業務効率化を図るとともに、ペーパーレス化を実現したいという強いニーズが導入の背景にありました。
現金管理から振込対応へ！業務効率が大幅アップ
「楽楽精算」導入後、課題がどのように解決されたのかお伺いできますでしょうか？
「楽楽精算」の導入によって、総務部や経理部の手入力作業がほぼ不要になり、業務フローが大幅に簡略化されました。
特に仕訳作業にかかる時間が大幅に短縮され、現在では承認作業がメインとなりました。
これまで現金で精算を行っていたため、現金管理や手渡しにかかる負担が非常に大きかったのですが、振込対応に切り替えたことで業務が効率化されただけでなく、ミスの発生や現金管理リスクも減少しました。
この結果、経費精算業務全体の負担が軽減され、経理担当者が他の業務により注力できるようになりました。
「ICカードオプション」の活用で申請時のミスを最小化、業務効率も向上
「楽楽精算」をご利用していておすすめの機能やオプションメニューなどがあれば 教えてください。
交通費精算を効率化するためにICカード連携機能を導入しました。
この機能により、これまでは申請者ごとに区間を調べて計算して入力を行っていましたが、区間と金額が自動で読み取れるため、申請時の入力の手間が大幅に削減されました。
さらに、精算業務の迅速化に寄与すると同時に、申請ミスの防止にも役立っています。
紙の運用にはもう戻れない？！効率化実感までの道のりとこれから
「楽楽精算」を利用されている社員の声や反応をお伺いできますでしょうか？
また、社内に広める際に苦労した点や克服方法があればお教えください。
「楽楽精算」の導入後、社員からは「交通費や経費精算の手間が軽減された」と好評の声が上がっています。
特に、乗換案内の機能を活用して交通費を自動算出できる点が便利で、従来のように自分で調べて入力する必要がなくなったことで業務効率が向上しました。
また、申請履歴を自分で確認できる機能も好評で、申請状況や支払日の確認が簡単に行えるため、安心感が増したとの声も聞かれます。
経理目線でいうと、「申請ルールの設定」はとても便利だと思います。
「楽楽精算」では、申請ルールを柔軟に設定できるため、自社の業務に最適なルールを作成することが可能です。
申請ミスの予防により、差戻しを減らすことができました。
ただし、導入初期には他部署からの反発があり、マニュアルや動画を作成したり、問い合わせに個別対応したりと準備や調整が必要でした。
その結果として、運用方法が徐々に浸透し現在では多くの社員が効率化を実感しています。
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今後さらに取り組んでいきたいことがあれば教えてください。
今回、経費精算の効率化を実現することができましたので、今後は請求書の受取に関しても取り組みを進め、経理業務全体の業務効率アップとさらなるペーパーレス化を目指していきたいと考えています。
内外トランスライン株式会社の皆様、お忙しい中インタビューにご協力いただきありがとうございました！
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